Fazer a gestão de condomínios não é um trabalho simples e demanda diversos cuidados, como realizar uma gestão transparente. Para atingir esse objetivo, é extremamente importante deixar todos os moradores cientes de tudo que acontece no condomínio (especialmente quando se trata do financeiro), como a contratação de um novo funcionário, os assuntos discutidos nas assembleias condominiais e o rateio de contas, normalmente demarcado em demonstrativos financeiros.

Para isso, uma boa maneira de divulgar as contas do condomínio é discriminando os gastos nos boletos, como em uma fatura de cartão de crédito. Dessa forma, todos os moradores pagantes têm acesso aos custos condominiais.

Portanto, para te ajudarmos a fazer demonstrativos financeiros claros e fáceis de entender, preparamos este conteúdo!  

O que é um demonstrativo financeiro?

Nunca é demais explicar o que é um demonstrativo financeiro e como ele funciona na gestão de condomínios, certo? De forma resumida, o demonstrativo é um relatório contábil, ou seja, com as contas, que expõe a situação financeira do condomínio.

No relatório, o síndico apresenta todas as contas coletivas, como manutenções, pagamento dos funcionários e todas as entradas e saídas de dinheiro que ocorrem durante os meses.

Quais os passos para fazer o demonstrativo financeiro e garantir uma boa gestão de condomínios?

Para que você não se perca, é essencial separar um horário somente para realizar o demonstrativo financeiro e organizar um passo a passo do que é necessário constar no relatório. Dessa forma, você não esquece nada e não precisa atualizar o arquivo o tempo todo, antes mesmo de divulgar para os condomínios.

O demonstrativo deve conter:

  1. Relatório de receitas;
  2. Relatório de despesas;
  3. Relatório do orçamento;
  4. Relatório de inadimplência.

Entenda o que cada um deles representa nos próximos tópicos!

Relatório de receitas

Receita é todo dinheiro que entra na conta do condomínio, seja por meio do pagamento da taxa condominial e multas ou por parte dos moradores. Ou seja, o relatório de receitas contém todas os dados dessas rendas: quanto dinheiro entrou, de onde veio e quais foram as datas de depósito.

Relatório de despesas

Por meio do relatório de despesas é possível saber todas as informações relacionadas aos gastos do condomínio, como:

  • Folhas de pagamento;
  • Compras de materiais de limpeza e higiene;
  • Manutenções, eventuais reformas;
  • Seguros;
  • Pagamento de contas coletivas, como luz e água.
  • Gastos extras, não previstos.

Além disso, para deixar mais específico, é possível separar as despesas e fixas, variáveis e extras.

Gestão de condomínios: como fazer demonstrativos financeiros claros aos condôminos

Relatório de investimentos e de fundo de reserva

Como falamos no tópico anterior, existem gastos extras, não previstos. Porém, sabendo disso, é preciso ter um fundo de reserva. Quando uma emergência ocorre, o dinheiro é retirado desse montante. Por isso, os demonstrativos também devem informar qual o valor em caixa no fundo reserva, assim como os investimentos realizados, os extratos bancários e todos os tipos de aplicação feitos com o valor.

Relatório do orçamento

Este relatório une os valores das receitas e despesas e as compara com dados do ano anterior. Dessa forma, é possível analisar se houve alguma mudança ou melhoria nos custos condominiais e facilita o planejamento de contas para o próximo ano. Por ser um relatório complexo, pode ser feito uma vez por ano, alguns meses antes do ano terminar.

Mas, isso não quer dizer que você não precisa inserir o relatório do orçamento no demonstrativo financeiro. É importante que ele também conste, para que todos os condôminos saibam se as contas estão seguindo o planejamento ou se ultrapassaram demais os valores previstos.

Relatório de inadimplência

Por mais que você tente várias vezes combater a inadimplência, sempre vai existir um condômino com contas em aberto, não é mesmo? Por isso, é importante inserir também no demonstrativo o relatório de inadimplência.

Insira os dados sobre as mensalidades atrasadas, assim como o número de cotas condominiais em atraso e as porcentagens. Mas, nunca exponha o nome dos condôminos inadimplentes.

Como divulgar para os condôminos

Como te falamos no início deste conteúdo, uma das dicas é discriminar as contas nos boletos, como se fosse em uma fatura de cartão de crédito. Porém, se você acreditar ter muitos números para inserir nos boletos, pode colocar apenas contas fixas, como o pagamento do seguro condominial, e as contas variáveis, como o pagamento da água, que é mensal, mas muda todos os meses.

Além disso, se você utiliza um sistema de gestão, saiba que alguns deles permitem inserir fotos dos hidrômetros de gás e água nos boletos, dessa forma, você consegue fazer uma gestão de condomínios transparente e não resta dúvidas aos condôminos sobre as contas a pagar.  

Além disso, você pode enviar um e-mail para todos os condôminos com o relatório completo e deixar uma cópia impressa no quadro de avisos. Dessa forma, não há desculpas para os moradores falarem que não tiveram acesso ao relatório. Ah, e claro, apresentar o relatório nas assembleias condominiais.

Comece a fazer!

Como você viu, o ideal é separar um tempo para fazer o demonstrativo financeiro, além de anotar todas as informações que devem constar nos relatórios. Dessa forma, você faz uma gestão de condomínios eficiente e transparente.

Os relatórios são documentos muito importantes para o condomínio em um geral, pois apresentam a situação financeira completa do local. Por isso, tome muito cuidado para não esquecer informações!

Quando o demonstrativo ficar pronto, você pode compartilhar com os moradores de diversas formas: no boleto, por e-mail, deixar uma cópia no mural de avisos e na assembleia condominial.

Agora, é só colocar as nossas dicas em prática!

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