Uma administradora de condomínios tem muito trabalho para fazer, por isso, otimizar as tarefas é uma das principais dicas para conseguir entregar um serviço de qualidade, que possa deixar seus clientes satisfeitos e que te ajude a conquistar mais clientes.

Porém, otimizar o tempo é uma estratégia que exige tempo e dedicação, pois não será da noite para o dia que você resolverá todos os problemas em sua administradora. Para te ajudar nessa jornada preparamos um conteúdo com dicas do que fazer.

Se livre dos papéis!

Em um mundo de tecnologias não dá mais para viver anotando tudo em papéis, certo? Eles podem ser facilmente perdidos, você precisa fazer demoradas pesquisas para encontrar o que precisa e necessariamente deve ter um arquivo em sua administradora para guardar tantos papéis.

O ideal é ter todas as informações digitalizadas em uma máquina em que todas pessoas em sua equipe tenham acesso, tornando o trabalho mais rápido, tanto para o seu funcionário, quanto para o seu cliente.

Capacite seus funcionários

Apesar da tecnologia estar presente no nosso cotidiano, alguns funcionários podem não se sentir tão à vontade quanto outros para mexer com computadores, por isso, é essencial fornecer capacitação para eles.

Não pense que estamos falando em cursos caríssimos! Você, ao lado do seu funcionário, o ensinando a como mexer nas máquinas e ferramentas utilizadas na empresa já o ajuda a entender como a logística funciona. Dessa forma, ele estará capacitado para executar um bom trabalho.

Priorize suas tarefas

Gerir e o otimizar o tempo envolve, com certeza, priorizar as tarefas. Para isso, você e cada um dos seus funcionários devem planejar todas as atividades do dia. Assim, no fim da tarde é mais fácil saber o que foi finalizado com êxito e o que ficou pendente para o próximo dia.

Além disso, existem ferramentas que te ajudam a entender melhor a sua administradora de condomínios e quais as prioridades dela, como a matriz GUT (gravidade, urgência e tendência).

Matriz GUT (Gravidade, Urgência e Tendência)

Com ela, você consegue fazer uma relação de cada uma das ações, levando em conta a gravidade, urgência e a tendência do fenômeno, para que você tome a melhor decisão para o momento.

Funciona da seguinte forma: você analisa a gravidade, a urgência e a tendência dos problemas. Tendo os aspectos como referência, você avalia os problemas de 1 a 5 em cada uma das características, depois multiplica eles e elege as suas prioridades.

Observe a imagem a seguir:

Importante:

  • Gravidade: avalie qual a seriedade do problema e como ele afeta a organização e as pessoas, a curto e a longo prazo;
  • Urgência: analise em quanto tempo o problema precisa ser resolvido para não ser agravado;
  • Tendência: potencial que o problema tem de crescer e se agravar, prejudicando os processos;

O ideal é definir junto com a sua equipe quais são as prioridades da empresa!

Você deve estar se perguntando como classificar cada uma das suas prioridades, mas calma, nós te explicamos!

  • Nota 5: extremamente grave e urgente. Se não for resolvido, a piora será imediata;
  • Nota 4: muito grave e muito urgente. Haverá piora a curto prazo;
  • Nota 3: grave, urgente. Irá piorar a médio prazo;
  • Nota 2: pouco grave e pouco urgente, mas vai piorar a longo prazo;
  • Nota 1: não é grave nem urgente. Não traz prejuízos.

Você deverá multiplicar os resultados por linha. O resultado mais alto para o mais baixo definirá a sequência de prioridades de sua administradora.

Não fique com medo, pensando que poderá perder muito tempo definindo a matriz GUT, ela te ajudará a poupar tempo futuro e a resolver problemas antes que se agravem.

Estabeleça metas

Agora que você já definiu a sua matriz GUT é muito mais fácil definir metas. Por exemplo, seu maior problema é a gestão do tempo e a sua meta é dobrar o número de clientes em seis meses, mas os seus funcionários estão gastando muito foco e energia com coisas que poderiam ser automatizadas, como a segunda via de boletos. Com a meta estabelecida é mais fácil saber em qual direção o seu negócio está indo!

Meça a satisfação dos seus clientes

Voltando ao exemplo anterior, em que você pretende conquistar mais clientes. Uma boa maneira de fazer isso é medir a satisfação dos seus clientes atuais, pois eles são ótimas pessoas para te indicar se o seu trabalho está sendo executado de maneira correta ou se você precisa melhorar.

Você pode pedir para os condomínios responderem a formulários online, dando notas de 0 a 10.

Por que saber isso é necessário para otimizar o tempo? Porque quando você tem informações sobre a satisfação dos seus clientes, não precisa perder tempo tentando descobrir o que precisa fazer para melhor. Pelo contrário, você soluciona o problema rapidamente!

Automatize os processos com um sistema de gestão

Cobranças, emissões de boletos, comunicados paroquiais… são essas e outras infinidades de coisas que tomam bastante tempo, mas que podem ser feitas rapidamente, por meio de processos automatizados.

Uma ótima sugestão é utilizar um sistema de gestão que te ofereça todos os serviços citados anteriormente e muito mais, como enquetes online, assistência online para todos os condôminos sempre que eles precisarem.

Essas atividades, por mais básicas que pareçam, tomam muito tempo e ao final do dia é que a sua equipe consegue visualizar as horas “perdidas” resolvendo problemas triviais.

Recapitulando

Pronto! Chegamos ao fim deste conteúdo. Vamos recapitular os principais passos para fazer uma gestão ágil e otimizar o tempo em sua administradora de condomínios?

Livre-se dos papéis, capacite seus funcionários, automatize processos simples – mas que demandam muito tempo para serem executados –, priorize suas tarefas, estabeleça metas e procure um bom sistema de gestão!

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