Atualmente, é mais do que necessário que administradoras trabalhem com um sistema de gestão de condomínios, pois o trabalho deve se adaptar as novas tecnologias existentes no mercado.
Um sistema de gestão tem muitas funções responsáveis por otimizar o seu tempo e o da sua equipe. Por exemplo: envio de comunicados via e-mail, cobrança online, envio de boletos para os condôminos. Além disso, é possível medir o consumo de gás e água de cada morador. Alguns sistemas possuem aplicativos que oferecem a opção de tirar foto do hidrômetro e depois sincronizar com o sistema, mostrando transparência aos condôminos.
Os sistemas mais modernos trabalham com empresas terceirizadas que fazem a cobrança de taxas condominiais por cartão de crédito. Dessa forma, os sistemas também ajudam a reduzir o número de inadimplência em sua administradora, pois o pagamento será automático e, se não pagar, o condômino passará a dever ao banco.
Para te mostrarmos mais motivos pelos quais um sistema de gestão de condomínios é necessário, preparamos um conteúdo de blog. Aqui você vai encontrar:
- Com um sistema de gestão de condomínios, você tem acesso a todos os condomínios
- Sua equipe tem mais tempo
- Comunicados via e-mail
- Mas… e o WhatsApp?
- Enquetes online
- Gestão para condomínios: a reserva de espaços comuns é muito fácil
- Cobrança com cartão de crédito
- O que vimos até aqui?
Agora, sem mais delongas, vamos entender por que é necessário contratar um sistema de gestão para condomínios?
Com um sistema de gestão de condomínios, você tem acesso a todos os condomínios
Quantos condomínios sua empresa administra? Tenho certeza de que você gostaria de ter a gestão completa deles em apenas um lugar, certo? Ter que lidar com planilhas de Excel, papéis, diferentes telefones… são trabalhos que tomam muito tempo.
Então, este é o primeiro motivo pelo qual é importante contratar um sistema de gestão de condomínios.
Além disso, ter todos as informações sobre os condomínios como: quem é o síndico de cada condomínio, quem são os moradores, quais moradores estão inadimplentes, qual é o fluxo de visitantes, como funciona o rateio de contas e mais uma gama de informações é mais do que essencial.
Imagine uma situação de emergência, em que você precisa conversar o mais rápido possível com o síndico de determinado condomínio, mas não encontra o contato dele. Pense em quanto tempo você pouparia com um sistema de gestão de condomínios!
Sua equipe tem mais tempo
Já falamos um pouco sobre poupar tempo no tópico anterior, mas é mais do que importante reforçar: utilizando um sistema, a sua equipe tem mais tempo livre durante o dia para desempenhar tarefas que normalmente não conseguem, pois focam demais em serviços pequenos, mas que demandam energia. Por exemplo, fazer a lista de moradores adimplentes e de moradores inadimplentes.
Utilizando um sistema de gestão de condomínios, a sua equipe tem acesso a listagens completas de quais são os moradores com contas em aberto, em quais condomínios eles vivem e quais são as contas não pagas. O mesmo ocorre com os moradores adimplentes!
Dessa forma, é possível selecionar todos os moradores e, por meio de automações, enviar e-mails a eles falando sobre as contas.
Clicando neste link você confere mais dicas de como otimizar o tempo em sua administradora de condomínios.
Comunicados via e-mail
É dia de assembleia condominial e sua equipe precisa ligar para todos os condôminos os avisando sobre a reunião? Isso é coisa do passado! Enviar um e-mail de automação aos moradores e ao síndico é mais rápido!
Isso é possível quando você trabalha com um sistema de gestão. A sua equipe seleciona o condomínio onde haverá a reunião, envia um comunicado a todos os moradores e é só aguardar que eles compareçam no horário marcado!
Além disso, um e-mail tem mais vantagens: você tem uma comprovação de que entrou em contato com o condômino e, ao contrário da ligação não atendida, não é necessário fazer o envio mais do que uma vez.
Mas… e o WhatsApp?
Uma estratégia muito utilizada por empresas dos mais diversos segmentos são os grupos de WhatsApp, porém, enviar um e-mail é mais formal do que uma conversa em grupo. Além disso, muitas pessoas silenciam os grupos e não abrem as mensagens.
Enquetes online
Os condôminos estão em um dilema entre ampliar a academia do prédio ou construir uma sauna? Há uma maneira rápida de resolver a questão! Um sistema de gestão de condomínios oferece a possibilidade de fazer enquetes online.
Funciona assim: você coloca perguntas que podem ser respondidas com sim ou não e determina um prazo para votação. Quando o período encerra, o sistema gera uma resposta em gráfico. Pronto, dilema resolvido! O próximo passo é informar aos moradores qual foi o pedido vencedor, fazer os orçamentos e iniciar as obras.
Gestão para condomínios: a reserva de áreas comuns é muito fácil!
A reserva de áreas comuns pode, muitas vezes, se tornar um trabalho cansativo, já que diferentes moradores podem querer reservar o mesmo local, no mesmo dia e horário. Por isso, a sua equipe precisa fazer mediações com os condôminos e escolher um dia e horário que fique bom para ambos.
Portanto, essa atividade leva tempo. Com um sistema de gestão para condomínios, a sua equipe fica de fora dessa situação, já que os moradores reservam as áreas diretamente pelo sistema, sem que ser necessário passar por sua equipe ou pelo síndico antes.
Cobrança com cartão de crédito
A inadimplência é fato em condomínios e, como falamos anteriormente, sua equipe acaba perdendo muito tempo fazendo cobranças mais de uma vez, certo?
Os sistemas de gestão de condomínios mais atualizados do mercado trabalham com empresas terceirizadas de cobrança por meio de cartão de crédito.
Dessa forma, a sua equipe coleta os dados dos moradores responsáveis pelos pagamentos apenas uma vez e realizam a cobrança na data de vencimento. Portanto, a cobrança é feita diretamente na fatura do condômino e, por mais que você só receberá o valor após 30 dias, não haverá inadimplência. Se o morador deixar de pagar a fatura, ele deverá ao banco e não a você.
O que vimos até aqui?
Chegamos ao fim deste conteúdo e esperamos que você tenha entendido a importância de contratar um sistema de gestão! Além de otimizar o seu tempo e o de sua equipe, você reduz as chances de inadimplência, encontra uma boa maneira para resolver problemas envolvendo reserva de áreas comuns e consegue resolver dilemas entre os condôminos, sobre os investimentos que devem ser feitos no condomínio.
Além disso, com um sistema de gestão, sua equipe não precisa fazer diferentes ligações ou esperar por respostas em grupos no WhatsApp, que, como vimos, nem sempre será respondida. No mercado existem diversos sistemas e a melhor maneira de decidir qual utilizar é testar as opções, para ter certeza de que você tomará uma decisão informado.
