O trabalho de um síndico profissional não é nada fácil. Entre as funções que ele exerce, estão cuidar do funcionamento de um condomínio, atender a demanda dos moradores, cumprir com todas as obrigações legais e ainda ter que resolver possíveis conflitos entre moradores.

Por isso, otimizar o serviço e ainda entregar uma gestão de qualidade é o desejo de qualquer administrador.

Neste texto, vamos dar algumas dicas para facilitar o trabalho de um síndico e torná-lo mais eficiente. 

Siga a leitura e confira!

Conheça 5 dicas para otimizar a rotina de um síndico profissional

Se você é um síndico profissional e precisa de um conteúdo que lhe ajude a gerenciar o condomínio, veja 5 dicas que separamos para você melhorar a sua gestão e otimizar o seu trabalho.

1 – Defina horários

Na rotina de trabalho de um síndico, algo bem comum é ter que lidar com todo tipo de problema, a qualquer hora do dia. Porém, existem algumas tarefas que são habituais e que, se forem planejadas com antecedência e organização, podem ser cumpridas com mais facilidade.

Por isso, é importante definir os dias e horários para realizar os serviços rotineiros, principalmente nos casos em que o síndico administra mais de um condomínio.

É ideal estabelecer um cronograma de atividades e divulgá-lo aos condôminos, detalhando o nome do condomínio, a função que será realizada e o horário de sua atuação. 

Também é importante estabelecer uma linha aberta de comunicação que poderá ser usada a qualquer momento. Dessa forma será possível obter tranquilidade, foco e organização na rotina de trabalho.

síndico profissional olhando as horas no relógio

2 – Mantenha um bom relacionamento

Para fazer uma boa gestão de condomínios, todas as pessoas que estão ao redor do síndico profissional são fundamentais, sejam moradores, funcionários ou prestadores de serviço.

É preciso manter um bom relacionamento com todos para que haja cooperação e para que as decisões sejam respeitadas.

Uma boa gestão condominial não depende apenas do síndico, mas também das pessoas que o cercam. Por isso, é importante ser um bom líder e saber lidar com as pessoas, evitando as discussões.

Para tornar a gestão mais tranquila e menos problemática, é preciso tratar todos como parte de um time. Assim, ninguém terá privilégios e todos entenderão que o trabalho de um síndico visa o bem comum.

3 – Seja organizado

Ter que pagar as contas de um condomínio e realizar todas as outras tarefas de um síndico profissional não é um serviço tão simples e exige muita atenção, organização, ética e profissionalismo. 

Se o síndico esquecer de pagar a conta de luz do condomínio, por exemplo, isso pode resultar no corte de energia elétrica de todas as áreas comuns do local, impactando não apenas o planejamento financeiro mensal, como também a vida e a segurança de todas as pessoas que residem ou transitam pelo local. 

Esse tipo de esquecimento pode causar problemas no relacionamento entre síndico e condôminos ou até mesmo resultar na abertura de processos judiciais.

Ser desorganizado é um dos maiores erros de um síndico. Com tanta coisa a ser feita, é importante manter tudo sob controle para que nada fuja do planejamento.

Além da administração, vários outros serviços entram na pauta do síndico, como:

  • Envio de boletos para moradores;
  • E-mails informando os condôminos sobre reuniões e outras ações a serem realizadas;
  • Representar o condomínio em ações jurídicas, trabalhistas, financeiras etc;
  • Mediar reuniões de prestação de contas, apresentação de orçamentos e propostas de reformas e melhorias;
  • Treinamento de funcionários;
  • Analisar e fechar o contrato para serviços terceirizados.

Então, a dica é manter sempre a organização, o planejamento e uma rotina de tarefas estabelecidas, para que não ocorra problemas e os imprevistos sejam evitados ao máximo.

Contar com a ajuda de um software de gestão de condomínios, como o SIN, pode facilitar muito o trabalho dos síndicos.

4 – Contrate uma boa administradora de condomínio 

Como temos visto até aqui, gerenciar um condomínio não é nada fácil. No entanto, se tem algo que pode otimizar tanto o relacionamento com os moradores quanto toda a parte burocrática é contratar uma administradora.

A administradora de condomínio pode dar suporte à contabilidade, gestão dos recursos humanos, cobrança, além de fornecer um apoio legal. 

Diversas são as funções que uma administradora pode proporcionar aos condomínios, como:

  • Organização e agendamento de eventos e outros compromissos importantes do condomínio;
  • Auxílio na emissão de contratos, boletos e todos os outros documentos necessários;
  • Proteção e segurança de todos os dados e informações dos moradores.

Então, busque referências com outros síndicos, pesquise bem o histórico das administradoras e entenda os serviços que cada uma delas oferece.

5 – Monte uma equipe completa para ajudar

O síndico profissional é responsável por boa parte das tarefas e pelo funcionamento do condomínio, mas sempre é bom ter uma equipe para auxiliar no processo. Portanto, delegar as tarefas é importante, além de ajudar na otimização do serviço.

Para isso, defina os conselheiros em uma reunião com todos os moradores. Estabeleça também as comissões com autoridade para tomar decisões. A ideia é que sejam criados, pelo menos, um conselho de segurança, um financeiro e um de patrimônio e manutenção.

Também é importante destacar que delegar não significa que os outros ficarão responsáveis por tudo e você não terá mais função. É uma rede de apoio, momento de definir as funções de cada um e certificar-se que todo mundo está cumprindo as tarefas.

Além disso, centralizar todo o serviço não é a melhor saída, pois gera uma sobrecarga que pode trazer complicações e dificuldades na hora de realizar um bom trabalho. 

Acesse o link a seguir para entender qual é o papel do conselho fiscal no condomínio.

icondev sin

Saiba mais sobre as demandas de um síndico profissional

Um síndico profissional é responsável por quase tudo dentro de um condomínio. Ele é o principal administrador e tem a tarefa de manter a ordem, cumprindo um serviço extremamente importante.

Suas decisões devem ser tomadas com extrema cautela, segurança e transparência.

O SIN confere praticidade, organização e inovação ao trabalho dos síndicos profissionais

Para ajudar na organização e na gestão de condomínios, o SIN traz funcionalidades importantes para os síndicos profissionais. 

Por meio do software, é possível controlar e conferir gastos, gerar boletos, emitir comunicados aos condôminos, controlar o consumo de gás e água, controlar e fazer reservas dos salões de festas e outras áreas comuns, além de outras funções que são indispensáveis para uma boa administração de condomínios.

Acesse o link a seguir para entender como funciona a cobrança de água individualizada em condomínio.

Faça um teste grátis ou entre em contato para solicitar um orçamento e esclarecer suas dúvidas. 

Estamos sempre à disposição para atender as necessidades, otimizar seu tempo e gerar bons resultados para os condomínios!

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