Fechamento mensal de condomínio: dicas para otimizar a gestão

Chegou o dia de fazer o fechamento mensal de condomínio e você se vê em desespero, pois não tem todas as informações necessárias e o prazo para apresentar as contas para os condôminos está quase chegando ao fim? Então, você precisa ler o nosso conteúdo de blog.

Nele, iremos te apresentar algumas dicas de como organizar o fechamento mensal de condomínio, de modo que você não acumule uma grande quantidade de trabalho somente para os últimos dias, ou seja, que consiga otimizar a gestão do seu serviço.

Antes de continuarmos, lembre-se: um dos pilares para uma boa administração e uma boa convivência com os condôminos é executar uma gestão transparente. Portanto, não deixe nada de fora do fechamento mensal.

Ah, se você conta com uma administradora, a função de fazer o fechamento mensal é dela. Então, o ideal é ajustar essa tarefa com a empresa. Porém, se você executa as funções sozinho ou em parceria com o conselho condominial, precisa ficar muito atento a como fazer o fechamento.

Entenda melhor o fechamento

O fechamento mensal de condomínio é um relatório que contém diversas informações sobre os gastos do condomínio naquele determinado mês, como o patrimônio líquido e bruto, despesas e receitas do condomínio. Portanto, pode também ser chamado de prestação de contas.

Toda a documentação apresentada para os condôminos deve ser a original, pois ela serve para comprovar as despesas e as receitas e, garantir que a prestação de contas será feita conforme a lei.

Ou seja, de forma sintetizada, o fechamento mensal de condomínio é fazer a comprovação de todos os gastos e ganhos do local.

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Seja organizado

Se, todos os meses o processo é o mesmo, por que utilizar métodos diferentes de trabalho? Portanto a organização é essencial para otimizar o serviço durante o fechamento! Existem diferentes formas que você pode utilizar para documentar os comprovantes. Conheça algumas:

• Criar uma planilha com todos os gastos;
• Arquivar os comprovantes em pastas com divisórias;
• Utilizar um sistema de gestão on-line.

Agora, basta escolher um método e trabalhar conforme o padrão criado por você.

Além disso, é muito importante que você veja o condomínio onde é síndico como uma empresa. Afinal, existem funcionários, ocorrem imprevistos, é necessário fazer obras e, acima de tudo, lidar com pessoas.

Mantenha um arquivo com contas fixas e variáveis

Assim como te aconselhamos a criar um método de trabalho, é importante adicionar uma planilha de gastos fixos e uma de gastos variáveis. Por que se lembrar todos os meses de uma conta, se você pode simplesmente adicioná-la nas contas fixas? Dessa forma, você facilita o trabalho de um ano inteiro!

Por exemplo, o salário dos colaboradores sofre ajuste apenas uma vez por ano, então, são contas fixas. Já contas como água e energia são variáveis, pois, apesar de serem cobradas todos os meses, os gastos mudam.

Dessa forma, você precisa ter um maior controle das contas extras. Por exemplo, em junho foi necessário comprar mais materiais de limpeza, o que gerou um custo extra de R$ 30.

Então, além de informar esse custo, você deverá informar no fechamento mensal de onde o dinheiro para a compra foi tirado e se existe um plano para substituição, afinal, o condomínio pode ter sempre um valor em caixa.

Os inadimplentes também entram na conta do fechamento mensal

Infelizmente, sabemos que a inadimplência é um problema que atinge diversos condomínios e, por isso, os moradores adimplentes são os responsáveis por pagar as contas. Então, os inadimplentes também precisam entrar no cálculo.  

O sugerido é fazer um levantamento das unidades inadimplentes e dividir o valor entre os demais moradores, para que o caixa do condomínio não fique no vermelho. Mas, fique atento: não divulgue para os demais moradores quais são os devedores, ou você pode acabar enfrentando problemas depois, já que os condôminos podem alegar danos morais.  

Reúna todas as informações para fazer um fechamento mensal de condomínio completo

Logo, ao adotar uma de nossas ideias, apresentadas no primeiro tópico, você terá um relatório pré-pronto antes do fim do mês, certo? Dessa forma, a sua tarefa na semana de realizar o fechamento, é agrupar todas essas informações e organizá-las da maneira que preferir para apresentar aos condôminos.

Assim, você otimiza o seu tempo e consegue realizar mais tarefas durante o dia, ao invés de ficar um dia todo fazendo apenas uma função.

Fechamento mensal de condomínio: A tecnologia é a sua maior aliada!

Você se lembra da nossa dica para guardar os comprovantes em uma pasta com divisória? Ela é extremamente importante, porque se algum condômino pedir a confirmação de determinada compra, você terá para apresentar.

Porém, os demais arquivos podem ser feitos de maneira digital, aliás, a tecnologia é a sua maior aliada. Ao mesmo tempo, você corre menos riscos de perder informações e pode atualizar os dados com mais facilidade.

Para síndicos, o ideal é contar com um sistema de gestão de condomínio, porque você terá acesso a todos os condôminos, unidades, rateio de contas e uma série de informações importantes e necessárias para realizar uma gestão otimizada, ágil e transparente.

Apresente aos condôminos

Alguns síndicos preferem apresentar o fechamento mensal por meio de assembleias condominiais, porém, você pode fazer o envio por e-mail e informar para os condôminos que, em casos de dúvida, está à disposição para atendê-los. Dessa forma, você poupa tempo, pois não precisa preparar uma assembleia, e mostra para os moradores que a transparência é importante para você.

Coloque as dicas em prática!

Portanto, é o momento de colocar as nossas dicas em prática. Aproveite que ainda estamos no começo do mês e arquive os comprovantes em um local de fácil acesso. Além disso, crie planilhas com as contas fixas e variáveis. Dessa forma, você agiliza e muito o trabalho de fechamento.

Ah, mas não se esqueça que em sua apresentação também deve contar a quantia em caixa do condomínio, por qual motivo foi necessário mexer na reserva (quando necessário) e qual o plano para recuperar o valor.

Então, restou alguma dúvida? Fale nos comentários!