A gestão condominial não é um trabalho simples e demanda muita ética e transparência em todos os processos.
Para que esse tipo de trabalho seja executado com êxito, é importante deixar os moradores cientes sobre tudo que acontece no condomínio, especialmente quando se trata de questões financeiras, como a contratação de um novo funcionário, taxas e serviços discutidos em assembleias condominiais e o rateio de contas – normalmente demarcado em demonstrativos financeiros.
Para isso, uma boa maneira de divulgar as contas do condomínio é discriminando os gastos nos boletos, como acontece nas faturas de cartão de crédito.
Dessa forma, todos os moradores pagantes têm acesso aos custos condominiais.
Continue a leitura para saber mais.
O que é um demonstrativo financeiro?
De forma resumida, o demonstrativo financeiro é um relatório contábil que expõe a situação financeira do condomínio.
No relatório, o síndico apresenta todas as contas coletivas, como manutenções, pagamento dos funcionários e todas as entradas e saídas de dinheiro que ocorrem durante os meses.
É importante saber diferenciar o demonstrativo financeiro do relatório mensal do condomínio.
O demonstrativo financeiro é um documento completo, com informações mais detalhadas, que é apresentado aos condôminos em uma reunião de assembleia geral específica para isso, como a prestação de contas.
Já o relatório mensal, como o próprio nome sugere, é um documento enviado todos os meses aos condôminos, com as informações como taxas em atraso, multas recebidas, fundo de reserva, saldos bancários, além de gastos gerais.
Qual a importância do demonstrativo financeiro?
O demonstrativo financeiro facilita a vida de todos que estão interessados na saúde financeira de um condomínio.
Através dele é possível realizar a apuração dos impostos, controlar o fluxo de caixa, realizar melhores investimentos e gerenciar melhor todos os aspectos do empreendimento.
Ou seja, com ele é possível ter mais conhecimento e controlar todos os gastos e despesas de um condomínio.
Sem um controle financeiro, o condomínio corre risco de sofrer com gastos desnecessários e até mesmo fraudes.
Ele também é importante para que não haja erros e divergências de informações, evitando ruídos de comunicação entre os condôminos.
Quais os passos para fazer o demonstrativo financeiro e garantir uma boa gestão condominial?
É importante separar um horário somente para realizar o demonstrativo financeiro e organizar um passo a passo do que é necessário constar no relatório.
Dessa forma, você não esquece nada e não precisa atualizar o arquivo o tempo todo, antes mesmo de divulgar para os condôminos.
O demonstrativo deve conter:
- Relatório de receitas;
- Relatório de despesas;
- Relatório do orçamento;
- Relatório de inadimplência.
Entenda o que cada um deles representa nos próximos tópicos!
Relatório de receitas
Receita é todo dinheiro que entra na conta do condomínio, seja por meio do pagamento da taxa condominial e multas ou por parte dos moradores. Ou seja, o relatório de receitas contém todos os dados dessas rendas: quanto dinheiro entrou, de onde veio e quais foram as datas de depósito.
Em outras palavras, esse relatório reúne as quantias recebidas com o pagamento da taxa condominial, multas, taxa de mudança e demais fontes de renda do condomínio.
Relatório de despesas
Por meio do relatório de despesas é possível saber todas as informações relacionadas aos gastos do condomínio, como:
- Folhas de pagamento;
- Compras de materiais de limpeza e higiene;
- Manutenções, eventuais reformas;
- Seguros;
- Pagamento de contas coletivas, como luz e água.
- Gastos extras, não previstos.
Além disso, para deixar mais específico, é possível separar as despesas fixas, variáveis e extras.
Relatório de investimentos e de fundo de reserva
No que diz respeito à gestão condominial, ainda podem existir gastos extras, não previstos inicialmente. Sabendo disso, é preciso ter um fundo de reserva para casos de emergência.
Por isso, os demonstrativos também devem informar qual o valor em caixa no fundo reserva, assim como os investimentos realizados, os extratos bancários e todos os tipos de aplicação feitos com o valor.
Relatório do orçamento
Este relatório une os valores das receitas e despesas e as compara com dados do ano anterior.
Dessa forma, é possível analisar se houve alguma mudança ou melhoria nos custos condominiais e facilitar o planejamento de contas para o próximo ano.
Por ser um relatório complexo, pode ser feito uma vez por ano, alguns meses antes do ano terminar.
Mas isso não quer dizer que você não precisa inserir o relatório do orçamento no demonstrativo financeiro.
É importante que ele também conste, para que todos os condôminos saibam se as contas estão seguindo o planejamento ou se ultrapassaram demais os valores previstos.
Relatório de inadimplência
Por mais que você tente várias vezes combater a inadimplência, sempre vai existir um condômino com contas em aberto, não é mesmo?
Por isso, é importante inserir também no demonstrativo financeiro o relatório de inadimplência.
Nesse relatório, é preciso reunir todos os dados sobre as unidades com taxas atrasadas, trazendo o número de cotas condominiais em atraso e as porcentagens. Mas mantenha a ética: nunca exponha o nome dos condôminos inadimplentes.
Como divulgar os demonstrativos financeiros aos condôminos?
Uma boa maneira de divulgar as contas do condomínio é discriminando os gastos nos boletos, como em uma fatura de cartão de crédito. Dessa forma, todos os moradores pagantes têm acesso aos custos condominiais.
Porém, se você acreditar ter muitos números para inserir nos boletos, pode colocar apenas contas fixas, como o pagamento do seguro condominial, e as contas variáveis, como o pagamento da conta de água, que é mensal, mas muda todos os meses.
Além disso, se você utiliza um sistema de gestão, saiba que alguns deles permitem inserir fotos dos hidrômetros de gás e água nos boletos, dessa forma, você consegue fazer uma gestão condominial transparente e não resta dúvidas aos condôminos sobre as contas a pagar.
Você também pode enviar um e-mail para todos os condôminos com o relatório completo e deixar uma cópia impressa no quadro de avisos. Dessa forma, não há desculpas para os moradores falarem que não tiveram acesso ao relatório. Ah, e claro, apresentar o relatório nas assembleias condominiais.
Comece a fazer!
Como você viu, o ideal é separar um tempo para fazer o demonstrativo financeiro, além de anotar todas as informações que devem constar nos relatórios. Dessa forma, você faz uma gestão condominial eficiente e transparente.
Os relatórios são documentos muito importantes para o condomínio em geral, pois apresentam a situação financeira completa do local. Por isso, tome muito cuidado para não esquecer informações!
SIN otimiza a gestão condominial
Para fazer a gestão condominial e elaborar os demonstrativos financeiros de forma prática, o SIN é uma ótima opção!
Por meio do controle financeiro completo, é possível realizar várias ações como elaboração e emissão de boletos avulsos, acordos, fluxo de caixa, fluxo financeiro, conciliação bancária e controle de cheques.
Também é possível enviar comunicados aos condôminos relacionados às assembleias de prestação de contas ou outros eventos.
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