Utilizar um sistema de gestão para condomínios é fundamental para a sua administração. Não adianta, o trabalho de um síndico é muito puxado tendo que lidar com prestação de contas, folha de pagamento, calendário de manutenção, inadimplência, entre outros serviços.
Para realizar o serviço com qualidade e agradar a todo mundo é preciso de uma mãozinha. E é para isso que serve um sistema de gestão de condomínios. Ele irá ajudar o administrador a organizar todas as tarefas e documentá-las.
Então, se você é síndico e não consegue centralizar o seu trabalho, leia as vantagens de usar um sistema de gestão. Vai por mim, ele vai te ajudar demais!
- 1 Afinal, o que é um sistema de gestão para condomínios?
- 2 Por que e qual a importância de usar um sistema de gestão para condomínios?
- 3 Quais são as outras?
- 4 Mas nada disso importa se você não souber qual é o sistema de gestão de condomínios ideal
- 5 Fazer o gerenciamento de um condomínio pode ser muito mais simples
Afinal, o que é um sistema de gestão para condomínios?
Um sistema de gestão para condomínios é uma ferramenta criada para ajudar síndicos na gestão interna. Ele irá melhorar o desempenho do administrador, otimizará o seu trabalho e ainda poderá fornecer qualquer informação sobre qualquer morador.
Por isso, os sistemas são usados, para facilitar o dia a dia de um síndico. Assim, ele consegue otimizar todas as tarefas e dispensa ferramentas ultrapassadas como livros e planilhas.
Com a ferramenta, é possível ter uma noção geral de tudo o que acontece dentro do condomínio com relação a funcionários, prestadoras de serviços, moradores, instalações e equipamentos.
Um bom sistema apresenta as seguintes funções:
• Emissão de boletos, relatórios e contratos;
• Controle dos inadimplentes;
• Compartilhamento de informações com os moradores;
• Relação de contas a pagar;
• Configuração de envio de avisos e circulares;
• Agenda e avisos sobre manutenção;
• Criação de enquetes on-line;
• Arquivo com documentos sobre o condomínio.
Por que e qual a importância de usar um sistema de gestão para condomínios?
É fato que a tecnologia veio para ajudar a vida de todo mundo. Quando bem utilizada, ela é muito útil. Imagina ter que anotar todo o trabalho de um síndico? Seria bem difícil.
Por isso, os sistemas foram criados, para deixar tudo organizado e em um lugar fácil de encontrar. Assim, a administração será muito mais eficiente e honesta.
Tanto o trabalho do administrador é facilitado como a vida de quem mora no condomínio. No entanto, essas não são as únicas vantagens.
Quais são as outras?
Além de otimizar o tempo de trabalho e centralizar todas as informações, o sistema de gestão é capaz de facilitar muito mais a administração de um síndico, oferecendo a ele:
1 – Praticidade
É possível realizar, on-line, o acompanhamento das dúvidas e problemas dentro do condomínio. Além disso, também é feito o agendamento de reuniões e assembleias.
Um bom sistema integra todas as informações necessárias dentro de um só local. Dessa maneira, o síndico tem muito mais praticidade para realizar o seu trabalho, já que tem todas as informações na mão.
2 – Facilidade na hora de fazer a gestão financeira do condomínio
Documentos de prestação de conta, como notas fiscais e balanços são extremamente fundamentais em uma gestão. No entanto quem lida com isso sabe que fazer a anotação de todas essas informações pode gerar um verdadeiro caos.
Por isso é importante ter um sistema que elabore todas as relações dos dados e gere relatórios e gráficos. Assim, ficará mais fácil o entendimento até para os moradores que têm mais dificuldades com números.
Emissão de boletos
A emissão de boletos é uma das opções mais utilizadas pelos brasileiros para pagar as contas. Principalmente a cobrança de condomínios que é feita em grande parte através dessa opção.
Com a ferramenta certa é possível gerar os boletos, otimizar o tempo de serviço e oferecer mais segurança para os moradores no momento em que eles fizerem o pagamento.
Cada boleto emitido tem um custo para o emissor, mas com a ferramenta certa o valor pode ser reduzido. Por isso, procure por soluções que ofereçam um processo simples, rápido e com o menor custo possível.
3 – Canal de comunicação com os moradores
A comunicação dentro de um condomínio é muito importante para marcar reuniões e assembleias. E não pense que aplicativos como o WhatsApp irão fazer essa função com eficiência.
Grupos no Whats não criam uma relação profissional e só servem para gerar mais problemas. Eles criam um relacionamento menos profissional e mais pessoal e essa não é a forma ideal para lidar com os moradores do seu condomínio.
Por isso o sistema de gestão é necessário. Ele não melhora apenas o relacionamento interpessoal, mas também a convivência de todos.
4 – Segurança das informações
As tecnologias melhoraram a vida de todo mundo, até mesmo dos criminosos. Nos últimos anos tem sido frequente os ataques cibernéticos a tudo que é tipo de dados.
Quantos vazamentos de informações de usuários do Facebook você viu apenas nos últimos 10 anos? Pois é, até mesmo as grandes empresas têm sofrido com crimes como esse.
Portanto, é muito mais seguro ter um sistema que faça a proteção dos dados. Ela será benéfica tanto para o síndico quanto para os moradores.
5 – O sistema é mais justo e certeiro
Cuidar dos horários dos funcionários é bem trabalhoso. Ter que organizar e reorganizar escalas, ficar atento as horas extras e não ser injusto com ninguém.
Um sistema mantém tudo dentro dos padrões. Será mais fácil para o administrador cuidar dos serviços dos colaboradores. Além de acompanhar todos os horários, o síndico consegue fazer o pagamento com mais facilidade e rapidez no final do mês.
Mas nada disso importa se você não souber qual é o sistema de gestão de condomínios ideal
Para que tudo funcione corretamente é preciso saber qual é o sistema de gestão que se encaixa naquilo que você precisa. Não adianta de nada saber para que ele funciona se a escolha for errada.
Então, existem alguns aspectos que devem ser considerados na hora da escolha do sistema:
• Valores;
• Funcionalidades;
• Facilidade na hora de usar;
• Suporte;
• Reputação.
Não é simplesmente escolher qualquer um e magicamente tudo funcionará perfeitamente. Existem muitos sistemas bons e ruins no mercado, então é preciso pesquisar.
Converse com outros síndicos, vá atrás de referências e estude todas as opções que surgirem. É preciso conhecer tudo perfeitamente para então tomar uma decisão.
Fazer o gerenciamento de um condomínio pode ser muito mais simples
Para não cometer os maiores erros de um síndico é preciso estar preparado para fazer a administração. Ela realmente não é simples, mas pode ser muito mais fácil com as ferramentas certas.
Além de montar uma boa equipe para te acompanhar, é preciso que haja muito estudo. Não adianta pensar que qualquer um faz uma boa administração, porque não faz.
Então, se você quer realmente se preparar, estude todas as possibilidades e entenda o funcionamento das coisas. Todo conhecimento é bem-vindo e necessário.
E quando se trata de um sistema de gestão para condomínios, o seu trabalho em todos esses aspectos é muito mais fácil. Então, domine o assunto e seja o melhor síndico que o seu condomínio precisa!
Se precisar de ajuda, converse com a gente!
