Ter o controle das entregas no condomínio pode ser uma tarefa complicada, mas com os procedimentos adequados e as melhores práticas, você pode tornar esse processo muito mais eficiente e organizado.
Hoje vamos dar dicas de como lidar com o recebimento de encomendas tanto diárias para moradores quanto de mercadorias para o funcionamento do condomínio. Também separamos dicas para delivery e entrada de prestadores de serviços. Vem com a gente:
Qual o melhor procedimento para recebimento de entregas de moradores?
O procedimento pode variar para cada condomínio, sendo mais ou menos flexíveis, mas, em todos os casos, a organização e controle são táticas essenciais para manter o fluxo seguro e funcionando.
Confira agora algumas dicas para otimizar ainda mais o seu processo:
Identificação
O primeiro passo ao receber uma encomenda é certificar-se de que o destinatário está claramente identificado e, em caso de dúvida, comunicar o recebimento para todos os moradores. Identificar entregadores e empresas também contribui para uma maior segurança no condomínio.
Saiba mais: Soluções de segurança para condomínios.
Registro
Anote data e horário de chegada da encomenda, também não deixe de registrar destinatário e qual o tipo de entrega. Quanto mais completo for o seu registro, mais controle e segurança no processo.
Notificação
Avise o morador o mais rápido possível sobre a encomenda, seja por meio de comunicação direta ou através de sistema de notificação e, se possível, opte pelos dois tipos de aviso para evitar imprevistos e desencontros.
Armazenamento
Guarde a encomenda de forma segura até que o destinatário a retire. Dê preferência para processos diferenciados em caso de produtos perecíveis, seja proibindo a retirada prolongada do produto ou possuindo armazenamento adequado.
Horários de retiradas
Para entregas de produtos gerais, você pode definir horários específicos de retirada, evitando congestionamentos na portaria e confusões de entrega.
Local designado
Se houver a possibilidade, designe um local específico para recebimento e armazenamento, em especial se o condomínio tiver um grande fluxo de entregas e moradores. Dessa forma, o processo não atrapalha os pontos de entrada e saída na portaria.
Como agir no recebimento de materiais para o condomínio?
Várias dicas que explicamos agora também se enquadram para o recebimento de materiais para o condomínio, como o registro de entrega, comunicados de aviso e identificação detalhada e segura.
Outra medida eficiente é o agendamento de horários específicos de entrega que possibilitam maior controle e organização no recebimento. Em todos os casos, o ideal é sempre seguir os procedimentos pré-estabelecidos do condomínio e, em caso de mudança, informar os novos processos em assembleia geral.
E para entregas delivery: como proceder?
Geralmente, fica a cargo do regulamento interno de cada condomínio se o entregador pode ou não se dirigir ao apartamento para realizar a entrega. O ideal mesmo é informar os moradores da necessidade de sempre receberem a encomenda na portaria ou, então, que a própria portaria fique responsável por armazenar o produto até a retirada.
Leia também: O que diz a lei sobre o acesso de entregadores aos condomínios.
Essa escolha deve partir da análise das características de cada condomínio, entendendo todas as questões de segurança, logística e comodidade que a envolve.
Já para entregadores e prestadores de serviços que precisam ir até as unidades, é aconselhável manter uma agenda para controle de horários e registros de dados relevantes sobre todos os profissionais.
Além disso, sempre anunciar a sua chegada para os moradores e manter avisos constantes da necessidade de que todas as entregas dessa natureza sejam sempre informadas com antecedência na portaria.
Lidar com o recebimento de encomendas no condomínio pode ser simplificado com a adoção das melhores práticas e a compreensão dos tipos de recebimento disponíveis. Ao estabelecer um sistema eficiente, você garantirá que os moradores recebam suas encomendas de forma organizada e sem grandes complicações.
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