6 funcionalidades para verificar antes de contratar um sistema de gestão

Tenho certeza de que você já considerou contratar um sistema de gestão de condomínios para te ajudar no seu trabalho de síndico, certo? Além de tornar o seu trabalho mais ágil, você não precisa fazer tentativas sem sucesso para falar com os condôminos, já que pode resolver grande parte das coisas online.

Porém, apesar de ter muitas facilidades, é necessário levar em conta alguns aspectos importantes antes de contratar um sistema, pois, existem diversas opções no mercado. Entretanto, isso não quer dizer que todos são bons e que você será bem atendido quando buscar o suporte.

Por isso, produzimos um conteúdo de blog para te ajudar. Aqui você encontrará 6 funcionalidades indispensáveis em um sistema de gestão e que você deve ficar muito atento antes de contratar o serviço. Então, tira print da tela, anota em um papel, no bloco de notas do celular e depois é só fazer a melhor escolha.

Aqui você vai encontrar:

Geração de boleto online

Emitir boletos é algo que demanda tempo, ainda mais quando você não consegue entrar em contato com os condôminos, os boletos vencem e você precisa reemitir a cobrança e a saga para falar com o morador continua… uma das grandes vantagens de utilizar um sistema de gestão é poder gerar os boletos online, dentro do sistema, sem precisar acessar o internet banking pra fazer intercâmbio de informações.

Então, é com certeza algo para ficar atento! A emissão é fácil e rápida de fazer: você seleciona todos os condôminos responsáveis pelo pagamento e pronto, envia os boletos. Além disso, alguns sistemas oferecem a funcionalidade de adicionar foto dos medidores de água, gás e energia, com layouts personalizados com balancetes. Dessa forma, o seu trabalho fica ainda mais transparente.

Além de economizar tempo, você tem a certeza de que o morador receberá o e-mail, pois o sistema lhe informará quem e quando abriu o e-mail contendo o boleto. O morador pode também receber a linha digitável por SMS, ou ainda emitir o boleto pelo próprio aplicativo de celular.

Opte por um sistema que automatize a gestão da inadimplência

Como te falamos no tópico anterior, falou em boleto, falou em correr atrás de condôminos. Ainda mais quando há moradores inadimplentes, então é trabalho redobrado, pois você vai ter que separar os condôminos com dívidas em aberto e gerar uma nova cobrança com o valor diferente.

Além disso, terá que fazer uma nova distribuição das contas para os condôminos adimplentes, já que, se existe uma dívida, quem paga são os outros.

Então, busque um sistema de gestão de condomínios que faça um relatório de inadimplência. Dentro da funcionalidade é possível escolher qual o morador responsável pelo pagamento, visualizar quais são as dívidas, definir a data de vencimento. Além disso, você tem a possibilidade de enviar e-mails automatizados para os condôminos inadimplentes, assim, não perde tempo para escrever um novo e-mail sempre que precisar.

Opte por um sistema moderno que tenha um canal de comunicação do morador com o condomínio por APP

Cada vez mais as pessoas estão com menos tempo e com mais tarefas para realizar, certo? Por isso, é essencial buscar um sistema de gestão que tenha também um aplicativo de comunicação direta entre os moradores e o condomínio.

Assim, sempre que um morador precisar realizar atividades simples, como reservar uma área comum, não será necessário passar por você. Basta acessar o aplicativo, selecionar o local que deseja reservar e verificar os dias e horários disponíveis.

Além disso, alguns aplicativos também oferecem acesso aos boletos e ao quadro de avisos!

Busque um sistema de gestão que ofereça assembleia virtual

É dia de assembleia. Você já avisou todos os condôminos. Deixou um aviso no quadro de recados e, mesmo assim, no dia da assembleia, nem metade dos condôminos aparecem! E agora? Dar continuidade a assembleia ou remarcar?

Se você dá continuidade, depois tem que lidar com reclamações de condomínios que nem compareceram. Se opta por remarcar a reunião tem que lidar com os moradores que foram até a reunião e perderam tempo. É um dilema que você sempre estará no meio e que precisa de muito fôlego para lidar com os mais variados comentários e reclamações.

Então, se está pensando em contratar um sistema de gestão de condomínios, coloque no topo da sua lista de prioridades a funcionalidade de assembleia virtual! Funciona assim: você cria um assunto, insere uma data de início e término e pode escolher em até três opções de respostas: única ou múltipla escolha ou texto livre.

Dica extra: está enfrentando dificuldades para resolver conflitos entres os condôminos? Clique aqui e acesse o nosso conteúdo de blog sobre como melhorar o relacionamento entre os moradores!

Leitura do consumo de gás e água individualizado

Você preza pela transparência em seu trabalho? Então deve buscar um sistema de gestão de condomínio que preze pelo mesmo! Como te falamos anteriormente, alguns sistemas oferecem a opção de anexar foto dos hidrômetros nos boletos. Para fazer isso, você tira uma foto usando o seu smartphone ou tablet e depois sincroniza com o sistema online.

Verifique como é como é o suporte de atendimento

Por último, mas, não menos importante, verifique o suporte de atendimento. Por mais que os sistemas de gestão de condomínios sejam intuitivos, pode ser que você fique com dúvidas quanto ao funcionamento, pois isso é normal. Então, você deve se atentar a funcionalidade do atendimento, ou seja, se ele realmente vai resolver o seu problema e se é rápido.

A melhor maneira de medir isso é analisando comentários no site das empresas, depoimentos e, se possível, conversar com síndicos que utilizem o mesmo sistema de gestão de condomínios que você está considerando contratar.

Agora é só começar a procurar!

Chegamos ao fim de mais um conteúdo de blog, então, agora a sua tarefa é escolher um sistema de gestão de condomínio. Mas, antes que você comece a procurar, lembre-se de nossa primeira dica: tire print desse conteúdo de blog ou anote as principais partes, pois são funcionalidades essenciais em todo sistema de gestão e que você não pode deixar de exigir!